①主席台排座。主席台一般设于面对会场主入口，与群众席呈对面之势。其排座又有主席团排座、主持人座席、发言人座席三个问题。

其一，主席团排座。在此，主席团指正式就座于主席台上的全体人员。国内排定主席团位次的规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。具体讲，主席团排座又有单数与双数之分。

其二，主持人座席。主持人又称大会主席，其具体位置安排有三种方式：一是居于前排正中央，二是居于前排两侧，三是按照身份排座，但是不宜令其坐于后排。

其三，发言人座席。正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处。发言席的常规位置有二：一是主席团正前方，二是主席台的右前方。

②群众席排座。主席台之下座席称为群众席，其排座方式有二：

其一：自由式择座。即不做统一安排，大家各自择位而坐。

其二：按单位就座。即按照单位、部门或者地区、行业就座。其具体依据，既可以是汉字笔画多少、汉语拼音字母前后，也可以是平时约定俗成的序列。若分为前后排，以前排为高，后排为低；若分不同楼层，则楼层越高，排序越低。

在同一楼层排座，通行的方式有二：一是以面对主席台为基准，自前而后进行横排，二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。

会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：

针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下:

一、确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

二、选择会议场地的工作清单

先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

环境

设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅（lobby）是否整洁，吸引人。

3.报到处是否容易找到： 1、是否有足够房间供工作人员使用。 2、是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 3、接待处的人力是否足。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

7.对客人的服务： 1、药房。 2、礼品店。 3、柜台服务。 4、保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房： 1、家具是否完好。 2、现代化冲浴设备。 3、充足光线。 4、足够的衣橱空间与衣架。 5、烟雾警示器。 6、火灾逃生资料是否清楚。 7、冰箱和小酒吧。 8、走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 9、是否在每层楼有冰块和饮料。 10、电梯服务。 11、标准房与豪华房的大小。 12、是否有特别楼层提供特殊服务。 13、豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 14、订房的程序和方法。 15、房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。 16、每一种类别的房间数。 17、有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。 18、会议房价与一般房价如何。 19、何时能提供确定的会议房价。 20、是否需要保证数量与订金。 21、进房与退房的时间。 22、什么时间取消已预订的房间。 23、付款方式。 24、接受哪几种信用卡。 25、万一取消订房，退款方式为何。

会场空间

1．会议室尺寸（面积）。

2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。

3．会议室隔音设备是否良好。

4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。

5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。

6．固定设备如黑板、银幕和家具。

7．障碍物如圆柱。

8．视听设备： 1、视听效果，是否后座的人可以看到银幕。 2、会议室天花板高度。 3、是否有装饰灯架。 4、装饰的镜子是否会反光。 5、是否有窗帘遮住窗户光线。 6、电源控制位置。

9．火灾逃生口。

10．公共区域是否整洁。

11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。

12．房间和公用电话是否很方便。

13．洗手间数量、位置，是否干净。

14．衣帽问数量、位置。

15．其他服务： 1、足够空间放置家具和器材。 2、良好光线。 3、很容易让与会者找到。 4、足够的电源插座。 5、安全性。

16．设备：1、桌子： ①1．83米宽x 2．44米长。 ②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。2、椅子：舒适并适合较长会议使用。3、舞台： ①不同高度的舞台 ②有地毯和铺裙边的舞台。4、讲台： ①站立式讲台。 ②有灯光的讲台。5、黑板和布告栏。 6、指示架。 7、废纸篓与垃圾桶。 8、照明灯与辅助灯设备。 9、灯光控制盘。 10、报到台。 11、麦克风。

餐饮服务

1．公共区： 1、清洁与外观。 2、备菜区是否干净。 3、在最忙时段是否有足够人力。 4、工作人员态度。 5、有效、快速的服务。 6、各式菜单。 7、价格范围。 8、预订的方式（reservation policy）。 9、是否可能增加食物放置区域（如走廊）作为早餐或简单午餐的场地。

2．大型活动： 1、费用（成本）。 2、创意性。 3、质量与服务。 4、多样菜单。 5、税和小费。 6、在活动前要求涨价。 7、特别服务。 8、特制菜单。 9、提供主题宴会（theme party）的建议。 10、独特的茶点。 11、素食和节食者的食物。 12、餐桌布置。 13、舞池。 14、宴会桌的尺寸。 15、 8人座/10人座。

3．店的规定：禁止服务时段。

4．现金交易酒吧规定： 1、调酒师费用和最低计费小时。 2、出纳人员费用。 3、点心价格。 4、保证数量规定。 5、何时需要提供保证数量。 6、准备的份量超过保证，数量的最大极限。